Gesprächsliste der Telefonanlage: wer telefoniert hat, von welcher Nebenstelle und was es gekostet hat

„Letzte Woche hat uns ein Herr angerufen, und niemand hat sich die Nummer notiert.“

Warum der Einzelverbindungsnachweis nicht reicht

„Letzte Woche hat uns ein Herr angerufen, niemand hat sich die Nummer notiert.“ „Wer hat am Samstagabend von Nebenstelle 214 nach Österreich telefoniert?“ Der Einzelverbindungsnachweis beantwortet das nicht: Er zeigt nur die Amtsleitung, nicht die Nebenstelle, und eingehende Gespräche fehlen ganz. Tarifon sieht jedes Gespräch so, wie die Anlage es aufgezeichnet hat – mit Nebenstelle, Name, Richtung, Dauer und Preis – und lässt Sie darin suchen.

Was zu jedem Gespräch erfasst wird

Datum und Uhrzeit, Nebenstelle und Name des Mitarbeiters, Richtung (abgehend, ankommend, intern), gewählte oder anrufende Nummer, die Leitung, über die das Gespräch lief (VoIP, GSM-Gateway, Festnetz), Klingel- und Gesprächsdauer sowie der Preis nach Providertarif. Bei einem eingehenden Gruppenruf fasst Tarifon die Teilverbindungen zu einer Zeile zusammen und zeigt, wer schließlich abgenommen hat.

So suchen Sie

Filter nach Zeitraum, Nebenstelle, Abteilung, Leitung, Richtung und privat/dienstlich. Das Feld Nummer suchen findet ein Gespräch über die ganze Nummer oder einen Teil davon – „0903“ oder die letzten vier Ziffern genügen. Das Ergebnis lässt sich nach CSV exportieren oder drucken. Die Oberfläche läuft im Browser, sodass auch die Buchhaltung oder das Sekretariat die Liste ansehen kann, ohne etwas zu installieren.

Wie lange die Gespräche aufbewahrt werden

So lange, wie Sie es einstellen – die Aufbewahrung wird in Monaten angegeben. Die Daten liegen in einer Datenbank auf Ihrem Rechner, nicht in der Cloud, die Nummern verlassen Ihr Netz also nicht. Einzelne Gespräche oder ganze Zeiträume lassen sich löschen, etwa bei einem Löschantrag nach DSGVO; die Löschung wird im Tätigkeitsprotokoll festgehalten.

Wo der Nachweis des Providers nicht zu ersetzen ist

Tarifon ersetzt nicht die Rechnung. Es dient der Kontrolle und der Kostenverteilung; damit die Summen zur Rechnung passen, stellen Sie Mehrwertsteuersatz, Rundung und den ersten Tag des Abrechnungszeitraums genauso ein wie Ihr Provider.

Häufige Fragen zur Gesprächsliste

Sehe ich auch eingehende Gespräche?

Ja, samt der Information, wer sie angenommen hat und wie lange sie geklingelt haben.

Sehe ich auch Gespräche aus der Zeit vor der Einführung von Tarifon?

Bei FreePBX, Yeastar, Grandstream und bei 3CX über XAPI ja – die Historie wird aus der Anlage geholt. Bei Anlagen mit SMDR-Ausgang und bei 3CX über den CDR-Socket erst ab der Inbetriebnahme.

Kann ich einschränken, wer die Liste sieht?

Ja, die Oberfläche hat eine Anmeldung. Einer Nebenstelle lässt sich zusätzlich eine Vertraulichkeitsstufe geben: diskret (die gewählte Nummer ist maskiert) oder verborgen (sie erscheint nicht in der Liste, zählt aber in die Abteilungssumme) – typischerweise für die Geschäftsführung.

Lässt sich die Gesprächsliste drucken oder an die Buchhaltung senden?

Ja, ein CSV-Export und eine Druckansicht. Die Oberfläche läuft im Browser, die Buchhaltung kann also selbst hineinsehen.